Rapports sur le gaspillage alimentaire : modèles et bonnes pratiques

La déclaration du gaspillage alimentaire devient obligatoire pour les grandes entreprises, mais elle est utile même lorsqu'elle ne l'est pas. Un rapport régulier impose une discipline de mesure, crée une responsabilisation et constitue la documentation dont vous aurez besoin lorsque les réglementations s'étendront.

Voici comment construire des rapports qui servent réellement un objectif.

Rapports internes vs externes

Les rapports internes sont destinés à la prise de décision opérationnelle. Ils doivent être fréquents (hebdomadaires ou mensuels), détaillés et axés sur des informations exploitables.

Les rapports externes sont destinés aux parties prenantes — investisseurs, clients, régulateurs, certificateurs en développement durable. Ils sont généralement annuels, de niveau plus global, et axés sur les résultats et les tendances plutôt que sur les détails opérationnels.

Les deux sont importants, mais ils servent des objectifs différents. N'essayez pas de créer un seul rapport qui fait tout.

La structure du rapport interne

Un rapport interne utile sur les déchets comprend :

Indicateurs de synthèse. Total des déchets (kg), pourcentage de gaspillage, coût du gaspillage. Chiffres du mois en cours et de l'année en cours. Comparaison avec la période précédente et l'objectif.

Répartition par catégorie. Préparation, assiettes, détérioration — quelles que soient les catégories que vous suivez. Les tendances par catégorie révèlent si les problèmes se situent dans la production, le service ou les achats.

Articles les plus gaspillés. Les aliments spécifiques apparaissant le plus dans les déchets. C'est là que l'action se passe — chaque article de cette liste devrait avoir une explication ou un plan.

Analyse des écarts. Qu'est-ce qui explique les changements par rapport à la période précédente ? Plus de couverts ? Changements de menu ? Changements de personnel ? Événements ?

Actions à mener. Qu'allez-vous faire différemment sur la base de ces données ? Un rapport sans actions n'est que de la documentation.

Restez concis. Une page est idéale, deux pages maximum. Si personne ne le lit, peu importe à quel point il est complet.

La structure du rapport externe

Les parties prenantes externes veulent des informations différentes :

Méthodologie. Comment mesurez-vous le gaspillage ? Qu'est-ce qui est inclus, qu'est-ce qui est exclu ? Quelles normes suivez-vous (Protocole FLW, méthodologie WRAP) ?

Référence et tendance. D'où êtes-vous parti, où en êtes-vous maintenant ? L'amélioration d'une année sur l'autre est l'histoire que la plupart des parties prenantes veulent entendre.

Chiffres absolus et normalisés. Total des déchets en kg ou tonnes, mais aussi le gaspillage par couvert ou le gaspillage en pourcentage des achats alimentaires. Les chiffres normalisés permettent la comparaison entre des opérations de tailles différentes.

Vue d'ensemble de la composition. Répartition de haut niveau (pas le détail par article). Quels types d'aliments gaspillez-vous ?

Destination. Où vont les déchets ? Enfouissement, compostage, méthanisation, alimentation animale ? La filière d'élimination a un impact sur l'empreinte environnementale.

Initiatives et résultats. Quelles actions avez-vous entreprises ? Quels résultats ont-elles obtenus ?

Objectifs et engagements. Que visez-vous ? Êtes-vous aligné avec l'ODD 12.3 ou d'autres cadres ?

Suivre le Protocole FLW

Le Protocole sur les pertes et le gaspillage alimentaires est la norme internationale pour la mesure et la déclaration. Si vous publiez des rapports externes, s'y aligner renforce votre crédibilité.

Principes clés du Protocole FLW :

Définir clairement votre périmètre. Quelles opérations sont incluses ? Quels types d'aliments ? Déchets pré-consommation versus post-consommation ?

Utiliser une méthodologie cohérente. La mesure directe (pesée) est la plus précise. Les approximations et estimations doivent être documentées et expliquées.

Comptabiliser la destination. Distinguer entre enfouissement, valorisation (compostage, méthanisation) et réutilisation (don, alimentation animale).

Déclarer de manière transparente. Inclure suffisamment de détails méthodologiques pour que quelqu'un puisse reproduire votre approche.

Vous n'avez pas besoin d'être parfait. Le protocole autorise les estimations et l'incertitude. Mais vous devez être transparent sur ce que vous avez mesuré et comment.

Erreurs courantes dans les rapports

Mélanger les méthodologies. Passer de l'estimation à la mesure directe en milieu d'année rend les tendances insignifiantes. Soyez cohérent, ou expliquez clairement les changements de méthodologie.

Exclure les déchets gênants. Ne déclarer que les catégories faciles à mesurer tout en ignorant les autres. Si vous excluez quelque chose, documentez pourquoi.

Normaliser incorrectement. Le « gaspillage par couvert » ne fonctionne pas si vous comparez un buffet (grande quantité de nourriture déployée par couvert) à un service à la carte. Choisissez des indicateurs adaptés à votre fonctionnement.

Revendiquer une amélioration sans référence. « Nous avons réduit le gaspillage de 30 % » n'a aucun sens sans connaître le point de départ et la méthodologie utilisée pour le mesurer.

Sur-précision. Déclarer avec plusieurs décimales implique une exactitude qui n'existe probablement pas. Arrondissez de manière appropriée.

Construire l'habitude de la déclaration

La déclaration est inutile si c'est un effort ponctuel pour un rapport annuel de développement durable. Intégrez-la dans les opérations régulières :

Saisie hebdomadaire des données. Même si vous ne rapportez que mensuellement, saisissez les données chaque semaine. C'est plus précis et crée des tâches plus petites et gérables.

Revue interne mensuelle. Un point permanent à l'ordre du jour des réunions opérationnelles. Qu'ont montré les données sur le gaspillage ? Que faisons-nous à ce sujet ?

Analyse trimestrielle des tendances. Examinez les tendances sur plusieurs mois. Effets saisonniers, impacts des changements de menu, progrès à long terme.

Rapport externe annuel. Compilez les données de l'année dans un format adapté aux parties prenantes.

L'effort nécessaire pour de bons rapports diminue considérablement une fois que les systèmes sont en place. Le premier rapport est difficile ; le dixième est une routine.

Documentation et préparation aux audits

À mesure que les réglementations se durcissent, attendez-vous à ce que les auditeurs examinent les données sur les déchets. Conservez :

• Les données brutes (pesées quotidiennes, registres d'articles)
• La documentation méthodologique
• Les registres d'étalonnage des balances
• Toutes les approches d'estimation et hypothèses
• Les plans d'action et le suivi des résultats

Vous n'aurez probablement pas besoin de tout cela. Mais quand quelqu'un vous demandera comment vous avez calculé un chiffre publié trois ans auparavant, vous serez content d'avoir conservé les registres.

Calculez les économies potentielles liées à la réduction du gaspillage, ou échangez avec nous pour intégrer la déclaration du gaspillage dans vos opérations.