Rendre vos données de gaspillage alimentaire prêtes pour l'audit

De plus en plus, les données sur le gaspillage alimentaire ne sont pas seulement à usage interne — elles sont requises pour les rapports de développement durable, les divulgations ESG, les exigences clients et la conformité réglementaire. Cela signifie que les données doivent être défendables, cohérentes et traçables.

Voici comment rendre vos données de gaspillage alimentaire prêtes pour l'audit.

Ce que recherchent les auditeurs

Les auditeurs externes examinant les données de gaspillage alimentaire évaluent généralement :

Exhaustivité : Les données couvrent-elles toutes les opérations et flux de déchets concernés ?

Exactitude : Les mesures sont-elles fiables ? Quelles sont les sources d'erreur potentielles ?

Cohérence : La méthodologie est-elle appliquée uniformément entre les sites et les périodes ?

Traçabilité : Les chiffres rapportés peuvent-ils être retracés jusqu'aux données sources ?

Documentation : Les méthodologies, hypothèses et calculs sont-ils documentés ?

Des faiblesses dans l'un de ces domaines sapent la crédibilité de l'ensemble du jeu de données.

Construire des systèmes prêts pour l'audit

Méthodologie documentée

Décrivez précisément comment vous mesurez le gaspillage :

• Quel équipement est utilisé ?
• Qui effectue les mesures ?
• À quelle fréquence les mesures sont-elles prises ?
• Quelles catégories sont distinguées ?
• Comment les calculs sont-ils effectués ?
• Quelles hypothèses sont posées ?

Ce document doit permettre à quiconque de reproduire votre méthodologie exactement.

Application cohérente

La méthodologie doit être appliquée uniformément :

• Mêmes catégories sur tous les sites
• Même fréquence de mesure
• Mêmes méthodes de calcul
• Personnel formé sur tous les sites
• Vérifications régulières de cohérence

Les variations doivent être documentées et expliquées.

Pistes de données

Chaque chiffre rapporté doit être traçable :

• Enregistrements de mesures brutes (numériques ou papier)
• Calculs d'agrégation
• Tout ajustement ou correction
• Chiffres finaux rapportés

Si les auditeurs demandent « d'où vient ce chiffre ? », vous devez pouvoir montrer la chaîne complète.

Contrôles qualité

Mettez en place des vérifications pour détecter les erreurs :

• Contrôles de plausibilité (cette mesure est-elle raisonnable ?)
• Comparaison avec les données historiques (écarts significatifs signalés)
• Vérification croisée (gaspillage vs achats, gaspillage vs couverts)
• Calibrage régulier des équipements
• Audits ponctuels des pratiques de mesure

Stockage sécurisé

Les données doivent être conservées et accessibles :

• Définir la durée de conservation (généralement 5 à 7 ans à des fins réglementaires)
• Systèmes de sauvegarde pour prévenir la perte de données
• Contrôles d'accès pour empêcher les modifications non autorisées
• Gestion des versions pour les documents méthodologiques

Constats d'audit fréquents

Problèmes qui causent fréquemment des difficultés :

Lacunes dans les données : Périodes sans mesure, sites non inclus.

Catégorisation incohérente : Catégories définies différemment selon les sites.

Estimation sans divulgation : Estimations présentées comme des mesures sans qualification.

Absence de documentation justificative : Chiffres rapportés sans enregistrements sous-jacents.

Erreurs de calcul : Simples erreurs mathématiques dans l'agrégation.

Changements de méthodologie en cours de période : Rendant les comparaisons invalides sans divulgation.

Préparation aux exigences spécifiques

Reporting ESG

• Alignement avec les exigences GRI, SASB ou autre cadre de référence
• Séparation des déchets de production et d'élimination
• Lien avec les métriques environnementales (CO2e)
• Présentation des données de tendance sur plusieurs années

Reporting client

• Correspondance avec le format spécifié par le client
• Respect des délais
• Fourniture de la documentation justificative sur demande
• Être prêt à discuter de la méthodologie

Conformité réglementaire

• Utilisation de la méthodologie prescrite si spécifiée
• Rapport dans le format requis
• Respect des délais de soumission
• Conservation des enregistrements pour la période requise

Support technologique

Les systèmes automatisés renforcent la préparation à l'audit :

• Méthodologie cohérente par conception
• Capture complète des données (sans lacunes)
• Pistes d'audit automatiques
• Calculs sans erreur humaine
• Stockage sécurisé avec contrôles d'accès

Notre plateforme est conçue en tenant compte des exigences d'audit.

Pour commencer

Si vos données actuelles ne sont pas prêtes pour l'audit :

1. Évaluez les lacunes : Qu'est-ce qui manque ou est incohérent ?
2. Documentez l'état actuel : Notez ce que vous faites actuellement
3. Mettez en œuvre des améliorations : Comblez les lacunes de manière systématique
4. Développez les compétences : Formez le personnel, déployez les systèmes
5. Testez la préparation : Effectuez un audit simulé avant le vrai

Contactez-nous pour obtenir de l'aide dans l'évaluation et l'amélioration de la qualité de vos données de gaspillage alimentaire.