Preparando sus datos de desperdicio alimentario para auditoría

Cada vez más, los datos de desperdicio alimentario no son solo para uso interno, se requieren para informes de sostenibilidad, divulgaciones ESG, requisitos de clientes y cumplimiento regulatorio. Esto significa que los datos deben ser defendibles, consistentes y rastreables.

Así es cómo preparar sus datos de desperdicio alimentario para auditoría.

Qué buscan los auditores

Los auditores externos que revisan datos de desperdicio alimentario típicamente evalúan:

Completitud: ¿Los datos cubren todas las operaciones y flujos de desperdicios en el alcance?

Precisión: ¿Las mediciones son confiables? ¿Cuáles son las fuentes potenciales de error?

Consistencia: ¿La metodología se aplica uniformemente en todos los sitios y períodos de tiempo?

Trazabilidad: ¿Las cifras informadas pueden rastrearse hasta los datos fuente?

Documentación: ¿Las metodologías, suposiciones y cálculos están documentados?

Las debilidades en cualquier área socavan la credibilidad de todo el conjunto de datos.

Construyendo sistemas listos para auditoría

Metodología documentada

Escriba exactamente cómo mide los desperdicios:

• ¿Qué equipo se utiliza?
• ¿Quién realiza las mediciones?
• ¿Con qué frecuencia se toman las mediciones?
• ¿Qué categorías se distinguen?
• ¿Cómo se realizan los cálculos?
• ¿Qué suposiciones se hacen?

Este documento debe permitir que alguien reproduzca su metodología exactamente.

Aplicación consistente

La metodología debe aplicarse uniformemente:

• Mismas categorías en todos los sitios
• Misma frecuencia de medición
• Mismos métodos de cálculo
• Personal capacitado en todas las ubicaciones
• Verificaciones regulares de consistencia

Las variaciones deben documentarse y explicarse.

Rastros de datos

Cada cifra informada debe ser rastreable:

• Registros de medición sin procesar (digitales o en papel)
• Cálculos de agregación
• Cualquier ajuste o corrección
• Cifras finales informadas

Si los auditores preguntan "¿de dónde vino este número?", debería poder mostrar la cadena completa.

Controles de calidad

Implemente verificaciones para detectar errores:

• Verificaciones de plausibilidad (¿es esta medición razonable?)
• Comparación con datos históricos (desviaciones significativas marcadas)
• Verificación cruzada (desperdicio vs. compras, desperdicio vs. cubiertos)
• Calibración regular de equipos
• Auditorías puntuales de prácticas de medición

Almacenamiento seguro

Los datos deben conservarse y ser accesibles:

• Definir período de retención (típicamente 5-7 años para propósitos regulatorios)
• Sistemas de respaldo para prevenir pérdida de datos
• Controles de acceso para prevenir cambios no autorizados
• Control de versiones para documentos de metodología

Hallazgos comunes de auditoría

Problemas que frecuentemente causan inconvenientes:

Brechas en los datos: Períodos sin medición, sitios no incluidos.

Categorización inconsistente: Categorías definidas de manera diferente en diferentes sitios.

Estimación sin divulgación: Estimaciones presentadas como mediciones sin calificación.

Sin documentación de soporte: Cifras informadas sin registros subyacentes.

Errores de cálculo: Simples errores matemáticos en la agregación.

Cambios de metodología a mitad del período: Haciendo inválidas las comparaciones sin divulgación.

Preparándose para requisitos específicos

Informes ESG

• Alinear con requisitos de GRI, SASB u otro marco
• Separar desperdicios de producción de eliminación
• Vincular a métricas ambientales (CO2e)
• Mostrar datos de tendencias durante múltiples años

Informes a clientes

• Coincidir con el formato especificado del cliente
• Cumplir con los requisitos de plazos
• Proporcionar documentación de soporte según se solicite
• Estar preparado para discutir metodología

Cumplimiento regulatorio

• Usar metodología prescrita si se especifica
• Informar en formato requerido
• Cumplir con plazos de presentación
• Retener registros por el período requerido

Soporte tecnológico

Los sistemas automatizados fortalecen la preparación para auditoría:

• Metodología consistente por diseño
• Captura de datos completa (sin brechas)
• Rastros de auditoría automáticos
• Cálculo sin error humano
• Almacenamiento seguro con controles de acceso

Nuestra plataforma está diseñada teniendo en cuenta los requisitos de auditoría.

Comenzando

Si sus datos actuales no están listos para auditoría:

1. Evalúe brechas: ¿Qué falta o es inconsistente?
2. Documente el estado actual: Escriba lo que hace ahora
3. Implemente mejoras: Aborde las brechas sistemáticamente
4. Construya capacidad: Capacite al personal, implemente sistemas
5. Pruebe la preparación: Haga una auditoría simulada antes de la real

Contáctenos para obtener ayuda evaluando y mejorando la calidad de sus datos de desperdicio alimentario.