Hantera matsvinn vid arena- och evenemangscatering

Arena- och evenemangscatering är allt eller inget — ofta bokstavligen. En utsåld match med perfekt väder och tidig avspark beter sig helt annorlunda än en halvfull arena i regn med en måndagskväll. Efterfrågesvängningarna är brutala, och de omsätts direkt i svinn.

Evenemangsservitriser accepterar ofta högt svinn som priset för att aldrig få slut. Det finns sanning i den avvägningen, men de bästa operatörerna har hittat sätt att minska svinn utan att göra kunderna besvikna.

De unika utmaningarna

Evenemangscatering har begränsningar som inte gäller för vanlig matservice:

Koncentrerade serveringsfönster. Du kanske serverar 50 000 personer på 90 minuter före avspark och igen i halvtid. Produktionen måste vara förberedd och redo; det går inte att laga till beställning.

Binär efterfrågan. Folk dyker antingen upp eller inte. En väderförändring eller ett dåligt resultat i en tidigare match kan svänga närvaron dramatiskt.

Begränsad meny. Högvolymservice kräver förenklade menyer. Du kan inte komplicera produktionen när hastighet är allt.

Oflexibel infrastruktur. Arenor har fasta kiosker, fast utrustning och fasta bemanningsmodeller. Flexibiliteten begränsas av fysiska ramar.

Inga andra chanser. Får du slut under matchen kan kunderna inte vänta — de går tillbaka till sina platser. Överproducerar du finns det ingen middagsservice att använda överskottet till.

Prognostisera för evenemang

Evenemangsprognoser är svårare än vanlig besöksnäringsprognostisering, men det är inte slumpmässigt. Faktorer som påverkar konsumtionen:

Biljettförsäljning och närvaroprognoser. Arenan vet hur många biljetter som är sålda. Det är din startpunkt.

Väder. Kallt väder ökar försäljningen av varm mat och varma drycker. Regn hämmar rörelse och minskar köp. Värme driver försäljningen av kalla drycker men kan minska matköpen.

Matchens betydelse. Cupfinaler kontra tidiga omgångar. Tabellpositionskonsekvenser. Rivalmatcher kontra möten mitt i tabellen. Betydelse påverkar både närvaro och köpbeteende.

Avsparktid. Kvällsmatcher har andra mönster än eftermiddagsmatcher. Helg kontra vardag spelar roll.

Historisk data. Samma match förra säsongen. Liknande evenemangstyp. Bygg en databas över vad som faktiskt hände, inte vad du planerade för.

Bra prognostisering eliminerar inte svinn, men det kan avsevärt minska överproduktion. En förbättring på 10 % i prognosnoggrannhet kan innebära betydande svinnminskning när volymerna är så höga.

Produktionsstegring

Tidpunkten för produktionen är avgörande. Mat som tillagas för tidigt försämras. Mat som tillagas för sent missar serveringsfönstren.

Effektiva stagingmetoder:

Vågproduktion. Istället för att producera allt innan dörrarna öppnas, producera i vågor anpassade efter förväntade efterfrågetoppar. Första vågen redo när dörrarna öppnas, andra vågen för toppbelastning före match, tredje vågen i halvtid.

Hållpunkter. Vissa rätter kan delvis tillagas och snabbt färdigställas. Proteiner tillagade och hållna, sammansatta vid beställning. Minskar både svinn och kvalitetsförsämring.

Just-in-time leverans till kiosker. Centralproduktion skickar till kiosker baserat på faktisk försäljning, inte prognostiserad försäljning. Kräver bra kommunikation men minskar överproduktion på kiosknivå.

Målet är att upprätthålla beredskap utan bindning. Varje rått som är fullt tillagad men osåld är svinn som väntar på att hända.

Beslut på kiosknivå

Mycket av evenemangssvinn sker vid enskilda kiosker som fattar oberoende beslut:

Överbeställning från centralkök. Kioskchefer som är rädda att få slut beställer mer än de behöver. Centralt trycker inte tillbaka eftersom de är rädda för klagomål.

Tillagning i förväg. Rätter förtillagade som inte säljs. Korvar som sitter i värmeri i timmar innan de slängs.

Kassering efter match. Allt som finns kvar när matchen slutar slängs ofta, även om det potentiellt kunde återanvändas eller doneras.

Åtgärda svinn på kiosknivå genom:

• Tydliga beställningsriktlinjer baserade på kioskens placering och historisk försäljning
• Realtidskommunikation mellan kiosker och centralkök om faktisk försäljningstakt
• Protokoll efter match för användbart överskott

Problemet efter evenemang

När slutsignalen ljuder har du ofta betydande matöverskott. Alternativ:

Personalmåltider. Lämpligt överskott kan gå till personal. Enligt livsmedelssäkerhetsregler.

Donation. Vissa evenemang har partnerskap med maträddningsorganisationer. Detta kräver planering i förväg — du kan inte ringa en välgörenhetsorganisation klockan 22 och hoppas att någon dyker upp.

Kompostering/rötning. Om överskott inte kan omfördelas, avled det åtminstone från deponi.

Menyplanering för återanvändning. Vissa rätter kan utformas för användning nästa dag om de inte säljs. En grillad kycklingbröstfilé kan bli kycklingssallad. Inte allt, men en del.

Bygg överskottshantering in i evenemangsplanen, inte som en eftertanke när du stirrar på tjugo brickor med osåld mat.

Optimering av sortimentsmix

Inte alla kioskvarer har samma svinnprofiler:

Hållbara produkter. Förpackade snacks, drycker på flaska — minimalt svinn, kan överföras till nästa evenemang.

Färskt men hållvänligt. Rätter som kan tillagas och hållas under längre perioder utan betydande kvalitetsförlust.

Tillagat vid beställning där möjligt. Högst kvalitet, lägst svinn, men kräver snabbare utförande.

Högriskprodukter. Allt med begränsad hållbarhetstid eller specifika temperaturkrav. Ofta hög marginal men högt svinn.

Sortimentsmixen bör balansera kundförväntningar, marginal och svinnrisk. En enklare meny med lägre svinn kan överträffa en komplex meny när svinnikostnader inkluderas.

Bygga institutionell kunskap

Evenemangscatering hanteras ofta av personal som arbetar på flera evenemang över flera arenor. Institutionell kunskap går förlorad.

Dokumentera:

• Vad som beställdes kontra vad som såldes, per evenemangstyp
• Väderförhållanden och deras påverkan
• Vad som gick fel och varför
• Vad som gick bra och varför

Denna databas blir allt mer värdefull över tid. Den tionde Champions League-matchen bör vara bättre prognostiserad än den första, om du lär dig av varje evenemang.

Beräkna besparingar för din evenemangsverksamhet, eller diskutera evenemangsspecifik svinnbedömning med vårt team.